Den ultimata guiden till dig som toastmaster / toastmadame

I somras fick jag den stora äran att vara toastmadame på Sveriges vackraste bröllop. När jag fick frågan blev jag extremt glad, och om du hittat till det här inlägget har du också en anledning att vara det! Två, eller åtminstone en person, tycker nämligen att du är bra på att planera, har lätt för människor och en extraordinär förmåga att get shit together. Grattis!

För att göra det stora projektet lite mer överkomligt har jag sammanställt allt jag önskar att någon förklarat för mig innan det var dags. Det hade kanske besparat mig ett och annat magsår.

MÖTE
vad gör en toastmaster/toastmadame?

Det första du bör göra är att få förutsättningarna. Att fråga vad brudparet förväntar sig av just dig eliminerar risken för att uppgifter hamnar mellan stolarna. Generellt är det toastmastern/toastmadamens uppgift att schemalägga tal, spex och sång under middagen – så att det inte krockar med middagsserveringen. Däremot kan fler uppgifter tillkomma, vilket leder oss in på den första viktiga punkten: ta reda på förutsättningarna.

Att ta ett möte med brudparet är en god idé, och själv bad jag om att gå igenom bröllopsdagen i kronologisk ordning. På så sätt kom vi gemensamt på frågor genom att bara visualisera hur allt skulle gå till.

Tips på frågor som kan vara bra att reda ut i tidigt stadie:
 Vem mailar ut information till gästerna om talanmälan och ser till att alla får toastmasterns/toastmadamens kontaktuppgifter? Presenterar du dig själv, eller introduceras du av brudparet?
 Ansvarar du för något kring vigseln, så som att hjälpa folk från punkt A till punkt B? Att få folk att sätta sig? Utdelning av ris/såpbubblor/blomblad eller vad som nu ska kastas över paret?
 Förväntas du hålla informationstal om var toaletter finns, att gästboken ska signeras eller att man inte ska fimpa på marken p.g.a brandrisk? (Detta kan med fördel ske under någon form av mingel då brudparet är på fotografering eller likande.)
 Vilken stämning föredrar brudparet på middagen – festlig, spexig, romantisk eller högtidlig?
 Uppskattas traditionella bröllopslekar eller får brudparet ångest av att ens uttala ”skoleken” högt?
 Vilken maxlängd gäller för talen? Skriv med denna i utskicket så folk nås av informationen INNAN de skriver ner sina livsmemoarer. (Oftast är tre minuter vad man orkar med vid traditionella tal – spex och filmer kan hålla för längre.)
 Finns det någon som absolut inte bör hålla tal, eller någon bröllopsparet hemskt gärna vill ska greppa mikrofonen?
 Vilken teknik finns att tillgå, och vem ansvarar för att den installeras och testas innan middagen? (kan vara bra att ha koll på så man inte står med fem filmer och bildspel och inser att man inte har någon projektor!) 
 Vad är mail och telefonnummer till ansvarig inom kökspersonalen? Ni kommer behöva synka era scheman.
 När är ditt arbete slutfört – efter sista talet, efter middagens avslut eller när du däckar av utmattning 03.00?

Min absolut bästa fråga var dock den jag ställde sist: 

  Vilka tre saker är absolut viktigast för er under kvällens gång?

Det sista du behöver innan du kan sluta besvära brudparet är följande två byggstenar: kontaktuppgifter till kökspersonalen för att synka era scheman och kontaktuppgifter till gästerna för att påminna (läs: tjata) om talanmälan.

PLANERING
hur fan ska allt hinnas med?

Med fyra dagar kvar till bröllopet hade ett (1) tal kommit in till toastmastermailen. Efter att jag i panik ringt och rådfrågat vänner som suttit i toastmaster/toastmadame-situationen tidigare visade det sig vara extremt vanligt. Efter att ha ringt samtliga familjemedlemmar rasslade det till i talar-dokumentet, och först då kunde jag disponera tiden.

Totalt blev det 12 tal på bröllopet jag toastade, men det kändes inte för mycket. Talen var väldigt bra, ambitiösa och servetter torkade ögonvråer kvällen lång. Den klassiska talordningen höll jag inledningsvis, men freestylade därefter för att bygga stämning snarare än att efterlikna 1700-talsadeln. Talordningen blev tillslut:

 Brudens pappa
 Brudgummens mamma
 Brudgummens bror
 Brudparets gemensamma vän (lågtempo-sång)
 Brudens mamma
 Brudgummens pappa
 Brudens syster
 Brudens farfar och farmor
 Marschalkerna (film och spex)
 Brudgummens fastrar
 Brudgummens kusiner (spex-sång)
 Tärnor (sjuhelvetes upptempo-sång)

Att tänka på när ni planerar talordning: om någon har en tendens att dricka mycket alkohol är det en god idé att låta denne tala tidigt. Om någon är gammal och inte har sin primetime runt 22.30 ska denna också få tala tidigt. Vänner och tal med lite drag kan med fördel köras sist när berusningsgraden tenderar att vara hög. Fråga talarna om de är okej med att tala först/sist om det inte är traditionellt. Vissa kan bli stötta av att ”halka ner” i körschemat medan andra inte bryr sig ett skvatt.

Eftersom det är viktigt att få ut varm mat innan den svalnar är det kökets tider som bildar stommen. Tumregeln är att inga tal ska pågå under servering, och enbart i nödfall vid avdukning. Efter att ha pratat ihop mig med köksmästaren spikade vi följande hålltider:

 18.30 serveras förrätt (19.15 avdukning)
 19.45 serveras huvudrätt (20.40 avdukning)
 21.15 serveras ost (22.00 avdukning)
 22.15 serveras efterrätt (dukades av när alla lämnat bordet)

Som ni ser är det mycket som ska in på lite tid, och lägg därtill eventuella spex eller lekar. Brudparet jag toastade önskade ett mer ”härligt häng” än ”uppstyrd fritidsgård” vilket jag instämde med till fullo, och därför skrev jag enbart ihop ett middagsbingo som jag lade ut på allas platser innan middagen började.

GENOMFÖRANDE
problemlösning med ett leende

Vi känner oss sällan helt trygga när vi ska prata inför folk, än mindre när vi belönas med en mikrofon och stämningen är högtidlig. För ett tag sedan skrev jag ett blogginlägg om hur man hanterar nervositet, och det kan vara värt att kika igenom! En tumregel: var inte för hård mot dig själv, då blir det inte roligt för någon. Du gör ditt bästa, och det är gott nog.

Jag passar på att flagga redan nu: du kommer högst troligt inte hinna äta så mycket, så se till att knapra i dig käk innan middagen börjar. Jag drack heller ingen alkohol förrän jag tackat för mig en sista gång – det är respektlöst mot brudparet att bli packad runt förrätten och sluddra sig igenom kvällen.

Vid minglet, när brudparet var på fotografering, passade jag på att presentera mig för gästerna och dra den nödvändiga informationen: toaletter finner ni här, paket lägger ni där och fimpa inte på gräset – vi vill inte att stället ska brinna upp. Vi hade också planerat in två längre pauser för att inte få spring non-stop. När brudparet kom höll de själva i brudskålen, och efter att man hunnit dricka ett glas bubbel och gratta brudparet var det dags för middag.

Ni kanske minns den viktigaste frågan jag ställde till brudparet, om vilka tre saker de tyckte var absolut viktigast inför middagen? Detta blev inledningen i mitt presentationstal under middagen. Bruden hade nämligen tyckt att blommorna var viktigast, och att de stod ståtligt på bordet. Bruden hade också tyckt att ”alla skulle vara perfekt fulla, men inte FÖR fulla”, och detta blev då vårt gemensamma ansvar. Den tredje viktigaste punkten kom från brudgummen: att inga mammor skulle få sjunga. Jag sa att de kunde vara lugna, för ingen av mammorna hade anmält en sång, men konstaterade avslutningsvis också att kvällen var ung. Säck: ihopknuten. (Och ja, brudens mamma klev upp på scen för en spontansång 22.30 – till allas förtjusning!)

Under middagens gång är det viktigt att synka med köket – jag gjorde det inför varje rätt för att se så att vi låg rätt i tiden. Det kan ju hända att grädden kommit bort, och då kanske situationen måste räddas upp av en galen morbror med ukulele. Man får vara beredd att kasta om lite! Och förresten: att redan i planeringsstadiet skriva en kort presentation av talarna är en god idé om man inte är helt trygg i att freestyla på plats.

Redan nu kan jag flagga för att ditt körschema kommer spricka, oavsett hur bra du är på att planera. Dagen innan bröllopet la jag till 5 minuter på varje punkt i körschemat för att ha ”marginaler”, vilket jag i efterhand är extremt tacksam för. Trots detta sprack det – men inte lika grovt som det annars hade gjort.  ALLT tar nämligen mer tid än tänkt. Om en talare ber om 3 minuter bör du sätta av sju, eftersom det tar tid att presentera, leverera mikrofon/gå upp på scen, få applåder att mynna ut osv osv osv. Det kan vara bra att ha med i beräkningen!

På bröllopet jag toastade blev det två stora problem som ingen kunde lista ut i förväg: ett monsunregn drog in över minglet, vilket gjorde att vi fick senarelägga middagen med 30 minuter (hejdå planeringen) samt att strömmen gick i hela lokalen lagom till efterrätten. Att jag och brudens far skulle leta reda på proppskåpet ingick inte heller i mitt körschema, men det var ganska roligt ändå. Bröllopsgästerna började alla lysa med sina mobiler, vilket skapade en extremt mysig konsertstämning. Som rubriken lyder är det av högsta prioritet att problemlösa med ett leende – det är endast du som vet när körschemat skiter sig.

Kort och gott: planera väl, men slit inte ditt hår om det skiter sig. Lämna tid så folk kan prata med varandra – avbryt inte stup i kvarten. Sätt hellre ihop 2 talare, som inte har någon ”konkurrens”, direkt efter varandra om det är tight med tid. Och kom ihåg att njuta! Allt kommer lösa sig. 

Det var allt för min ultimata guide till dig som toastmaster/toastmadame! Om ni har några frågor: ställ de gärna i kommentarsfältet, så ser jag till att svara så fort jag kan.